Solución de integración para permitir desde ERDMS el firmado electrónico, digital y estampado cronológico de documentos, respondiendo a las necesidades de nuestros clientes.
En esta sección brindamos claridad jurídica y técnica sobre la implementación de firmas electrónicas y digitales dentro del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo (SGDEA), sin requerir la certificación de un Proveedor de Servicios de Certificación Digital acreditado por ONAC.
Este enfoque es aplicable exclusivamente a documentos generados, firmados y conservados dentro del entorno institucional del SGDEA, con finalidades administrativas, internas y trazables, no orientadas a terceros que requieran interoperabilidad legal externa.
Marco Normativo Colombiano
La legislación colombiana permite a las entidades usar mecanismos de firma electrónica y digital no certificados por ONAC, siempre que cumplan con los requisitos de identificación del firmante, integridad del documento, y manifestación de voluntad. Entre las normas relevantes se encuentran:
- Ley 527 de 1999: Reconoce la validez de los mensajes de datos y la firma electrónica, siempre que puedan ser atribuibles a su autor.
- Decreto 2364 de 2012: Define y regula la firma electrónica y la firma digital, estableciendo que ambas son legalmente válidas si se garantizan los principios de autenticidad, integridad y no repudio.
- Ley 962 de 2005: Permite a las entidades del Estado adoptar mecanismos de firma electrónica para simplificar trámites.
- Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación: Establece lineamientos sobre la gestión documental, incluyendo la conservación y autenticidad de documentos electrónicos.
Clasificación de Firmas Implementadas en SGDEA
Firma Electrónica Simple: usuario ingresa con credenciales y aprueba digitalmente.
Ejemplo: nombre de usuario y contraseña registrados en el sistema al momento de aprobar o validar un documento. Legalmente válida si existe trazabilidad.
Firma OTP (clave de un solo uso): generada por el sistema, enviada al correo o celular.
Firma biométrica (opcional): captura de trazo para firmar sobre pantalla táctil.
Firma Digital (con certificado propio): Implementada mediante criptografía y certificados electrónicos, firmando documentos PDF según el estándar PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures). Asegura integridad del documento y autenticación del firmante. Aunque no emitida por un PSC acreditado por ONAC, es plenamente válida para uso institucional.
Finalmente se obtienen
• Documentos jurídicamente válidos y trazables.
• Sistema SGDEA con flujo completo de firma sin dependencias externas.
• Control de versiones de documentos firmados.
• Paneles de firma integrados al flujo de disposición o aprobación.
• Capacidad de ver quién firmó, cuándo y con qué validación.
La firma electrónica y digital implementadas en el SGDEA, sin intervención de una entidad ONAC, son legalmente válidas en Colombia para el contexto en el que fueron diseñadas: garantizan autenticidad, integridad y trazabilidad documental interna.
